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更新日:2022年2月10日

会社案内の印刷部数の決め方

部数イメージ

会社案内の作成をする際、皆さん初回の印刷部数で非常に頭を悩ませます。

実際、印刷自体は1度の発注でまとめたほうがお安くは済みます。

例えば100部の印刷と500部の印刷では5倍の料金は掛からず、100部も500部も大きな差はほとんど無く料金もあまり変わりません。
ですが仮に100部を5回に分けて印刷を行うと、単純に×5回分の5倍の金額となります。

それを聞くと「チマチマと増刷するのは無駄だからとりあえず5年分くらい最初に刷ってしまおう」と言われる方もいらっしゃいますが、ちょっとお待ちください。

初回で大量に印刷する3つのデメリット

大量の印刷物

1回のロットに纏めると安いからといって大量に印刷すると、結局ムダになる恐れもあります。

理由は大きく分けて3つ


紙が劣化してくる

長年使用していると紙が黄ばんできたり、萎れてきたりということが多々あります。
社内での保存状態にもよりますが、所詮は「紙」なので数年単位での耐久性は持ち合わせていません。

萎れて黄ばんだ会社案内を配るのは少々恥ずかしいですね。


情報やデザインが古くなる

会社案内に記載した会社概要やサービスの内容など色々と変化してくる恐れもありますし、新たな事業を始められている可能性もあります。

それに時代の流れとともにデザインのトレンドなども変わり、挿入している画像などが古めかしさを醸し出している可能性もあります。

古い情報や時代遅れのデザインでの会社案内で営業活動をするのは、あまり好ましくありません。


記載内容に変更希望のポイントが現れる

これはほぼ100%と言っても過言ではありません。
制作過程でどんなに頭を悩ませ、完璧なものを作ったつもりでも、会社案内を配っていく過程や、実際の顧客の反応などで「こう作成すればよかった…」という点が必ずと言っていいほど出てきます。
それを次回の増刷タイミングで修正を入れられるとよいでしょう。

初回で大量に刷ってしまうと不満の残る会社案内を使い続けなければなりません。


上記の3つの点から、弊社では会社案内の印刷部数は、だいたい1~2年くらいで1度配り終える部数をお勧めしております。

そもそも会社案内を作る目的とは?

会社案内

まず根本的なお話ですが、なぜ会社案内を作成されますか?

大きく言ってしまえば事業発展させるために必要な営業ツールだからですね。

まとめて印刷を行ったほうが料金が安いからという理由で、会社案内を大量印刷して、5~6年も使い続けている企業もあります。

ですがそういった企業は会社案内を作る目的を「自社のアピールをする」というより、会社案内を「配ること」が目的になってしまうので、あまり好ましいことではありません。

会社案内の制作はあくまで営業活動の一環であって、何部をいかに安く配れるか?が最終の目的ではないはずです。

それでは具体的な会社案内の運用方法までイメージされていますか?

より具体的にイメージすることにより、色々なことが見えてきます。


ここからは会社案内の運用方法と戦略的なお話です。
それを考えることにより、本当に必要な印刷部数が見えてきます。

実際の印刷部数の算出の仕方

印刷物

上記でご提案した「1年間で配り終える印刷部数」の算出の仕方です。

これは年間の営業のスケジュールや、プロモーションや、マーケティングのスケジュールに直結します。

実際の具体的な印刷部数の算出の仕方は下記の通りです。


1ヶ月間の営業回数(アタック数) × 営業スタッフの人数

営業担当の方でお客様との商談がどれくらいありますか?

例えば、ある営業担当がお客様へ接客やプレゼンをする機会が1日に2件ほどだとします。
そして1ヶ月の営業日数が22日だとした場合、この営業担当が1ヶ月で使用する会社案内は

2部 × 22日 = 44部の会社案内を使用

となります。

そして1人の営業担当が1月で44部を使用すると仮定し、会社に営業担当が3人いるとすると

44部 × 3人の営業 = 132部の会社案内を使用

となり、1ヶ月あたりに営業として配られる会社案内の量が132部と分かりますね。

そして1ヶ月あたり132部が配られていく会社案内を12ヶ月で計算すると

132部 × 12ヵ月 = 1,584部(年間配布量)

となり、この会社が1年間の営業活動の中で配る会社案内の量は1,584部という事が分かります。


年間の展示会や各種キャンペーン、会社説明会など、不特定多数に配れる可能性のある施策の数 × 予想配布部数

即売会やデモンストレーションなどのキャンペーンイベント、各種展示会、リクルート用の会社説明会など、1日で不特定多数に配られるイベントへ年間にどれくらい参加するかがポイントとなります。

その参加するイベント規模などによっても変わってきますので一概にはなんとも言えませんが、来場者に全員に配れるのか?はたまた手渡しでしか配ることができないのか?そういったイベントの性質にも注意が必要です。

年間のイベントへの参加の予定回数 × 各イベントでの配布予定数 = イベントでの年間配布数
となります。


プラスα(イレギュラーに備えたストック)

あとは想定外で配布が行われることもあります。

例えば、代理店が沢山配りたいと言ってきたりや、新たな営業ポイントを開拓し、一気に配れるシチュエーションが出来たなど、想定していない事も起こりえます。

そんな場合に営業の機会損失をしないためにも予備としてのストックも持っておくと安心です。

上記2つで算出した全体の部数に対し、3%~5%くらいを上乗せしておくと安心でしょう。


実際の印刷部数の算出の仕方はたったこれだけです。

これで年間で会社案内が捌けていく枚数がおおよそ出ましたね。

そして配ってきた中での会社案内の効果検証を行いましょう

会社案内

そして1年間、その会社案内で営業活動をした結果を検証してみましょう。

顧客の反応はどうだったのか?

会社案内を手に取ってちゃんと読んでもらえていたのか?

そこで次回の増刷の際に、ver.2.0として修正増刷をされると、更にブラッシュアップされて反響の上がりやすい会社案内が完成されていきますね。

まさにPDCA(Plan、Do、Check、Action)のサイクルを回して効果検証をするべきでしょう。


会社案内はあくまで「営業・販促ツール」です。

会社案内の制作を検討された段階で、印刷部数までをこのように考えれば、年間の営業活動もシュミレーションできます。

ぜひ営業戦略と会社案内の印刷部数はリンクさせて考えられることをお勧めします。

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